Gestion de flotte : qu'est-ce que le TCO et comment l'optimiser ?

Acquérir un parc automobile représente un investissement de taille pour une entreprise. Le gestionnaire, garant de la rentabilité du parc, s’engage à en améliorer l’efficacité opérationnelle et financière.
Découvrez comment l’analyse du Total Cost of Ownership (TCO) joue un rôle crucial dans l’optimisation d’une flotte automobile.

Qu’est-ce que le TCO ?

Définition du TCO

Le TCO est une mesure financière permettant de calculer le coût total de possession d’un parc automobile. Il inclut tous les frais liés à l’acquisition, l’entretien et l’utilisation des véhicules de l’entreprise.

Objectif du TCO

Le calcul du TCO permet au gestionnaire de mesurer la rentabilité de sa flotte. En identifiant les différents postes de dépenses, il peut mettre en place une stratégie de réduction de coûts.

Les composantes du TCO

Le TCO comprend les coûts directs et indirects liés au véhicule. On y retrouve toutes les dépenses :

• Achat ou location
• Carburant
• Services routiers (péages, parking, etc.)
• Charges fiscales
• Assurance
• Outil de gestion de flotte
• Entretien
• Réparations
• Formation des conducteurs
• Dépréciation du véhicule

Crédit : Drazen Zigic l Freepik 

Quelles sont les solutions pour réduire le TCO ? 

Le choix des véhicules

Le responsable est en charge de garantir un usage optimisé du parc automobile, en choisissant des véhicules qui répondent le mieux aux divers besoins de l’activité.

Son choix sera également déterminé par le coût de possession du véhicule sur toute sa durée de vie. Concrètement, il est parfois recommandé d’investir une somme plus importante à l’acquisition, pour économiser sur le carburant et l’entretien sur le long terme.

Opter pour une motorisation thermique ou électrique doit également faire partie de la réflexion du gestionnaire de flotte.

Que le parc soit composé de voitures de fonction, d’utilitaires légers ou de camions au gabarit plus conséquent, de nombreux équipements et aménagements sont possibles.

Le gestionnaire du parc doit avoir une connaissance approfondie des divers métiers de l’entreprise afin de sélectionner les véhicules les plus adaptés.

Les options de financement

Bâtir une flotte représente un investissement considérable pour les entreprises.

Opter pour l’achat ou la location nécessite une analyse de l’utilisation du véhicule : le kilométrage envisagé, les éventuels besoins de personnalisation, l’usure, etc.

La santé financière de la société ainsi que la taille de la flotte devront également être prises en compte. Plus le parc est conséquent, plus le gestionnaire disposera de marge de négociation avec les fournisseurs.

L’importance de la maintenance préventive

L’entretien représente une grosse dépense dans la gestion d’une flotte.

S’il relève d’une obligation légale pour tous les véhicules, il contribue également à réduire les coûts de gestion du parc. Assurer un entretien régulier permet de limiter les pannes, donc de réduire les frais de réparation sur les véhicules.

La maintenance préventive contribue également à la longévité des véhicules, offrant un double avantage : baisser la fréquence de renouvellement ou optimiser la valeur de revente.

La formation des conducteurs

Dans la gestion des flottes automobiles, la formation des collaborateurs représente un levier important pour réduire les coûts et optimiser le TCO.

Le gestionnaire de flotte joue un rôle essentiel, en sensibilisant les utilisateurs à intégrer et maintenir quelques bonnes pratiques, comme :

• Adopter l’écoconduite grâce à quelques gestes simples, tels que réduire sa vitesse, utiliser le frein moteur, adopter une conduite souple,
• Connaitre le fonctionnement du véhicule pour savoir reconnaitre des anomalies (voyants au tableau de bord, bruit suspect…),
• Vérifier régulièrement les niveaux d’huile, de liquide de refroidissement et lave-glace,
• Contrôler la pression et l’état des pneus.

Crédit : Freepik

L’écoconduite permet de réduire sa consommation de carburant. Elle influe également sur le prix des assurances : de plus en plus compagnies offrent des tarifs préférentiels aux conducteurs vertueux.

Des utilisateurs correctement formés se montreront plus vigilants quant à l’entretien des véhicules, limitant ainsi les pannes et les périodes d’immobilisation des véhicules.

De plus, ces comportements responsables contribuent à la sécurité des utilisateurs et de l’ensemble des usagers, en limitant les risques d’accidents. 

Les enjeux de l'assurance 

L'assurance impacte fortement le TCO de la flotte. Les quelques conseils ci-dessous permettront d'alléger le montant de la cotisation :

• Etudier les offres minutieusement et ne pas hésiter à négocier les tarifs,
• Opter pour une assurance globale de la flotte se révèlera plus avantageux que plusieurs contrats individuels, 
• Respecter les échéances d'entretien des véhicules et encourager à une conduite écoreponsable et sécuritaire favoriseront la négotiation de tarifs plus avantageux,
• Analyser régulièrement l'historique des sinistres pour mettre en évidence les points d'amélioration et maximiser les coûts. 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de flotte ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?

Conçu pour faciliter la gestion du parc automobile, le logiciel de gestion de flotte permet de centraliser les données relatives aux véhicules pour en optimiser l’utilisation et la gestion.

Outil essentiel au gestionnaire, il a pour vocation de simplifier son quotidien.
Grâce à des rapports d’analyse détaillés, le logiciel de gestion de flotte contribue à la fiabilité, la productivité et la rentabilité du parc.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de flotte ?

Cet outil de gestion numérique propose de nombreuses fonctionnalités pour aider le gestionnaire de flotte dans ses nombreuses tâches :

• Acquisition des véhicules,
• Gestion des véhicules et des conducteurs : cartes grises, contrats d’assurance, loyers, permis de conduire,
• Suivi des maintenances préventives,
• Contrôle des dépenses par véhicule de et de la flotte,
• Organisation de l’affectation des véhicules.

Quel est le rôle de la télématique embarquée dans la gestion de flotte ?

La télématique embarquée est une technologie permettant de collecter, sauvegarder et transmettre des informations de suivi des véhicules en temps réel. Similaire à la « boite noire » des avions, il s’agit d’une ressource précieuse pour le gestionnaire de flotte.

Concrètement, un boitier électronique, appelé aussi boitier télématique embarqué, est installé dans le véhicule. Il s’agit d’un petit appareil électronique muni d’une carte SIM, conçu pour recevoir des données GPS et les transmettre à un logiciel d'exploitation qui les analyse et les interprète.

La télématique embarquée permet de collecter différentes données relatives au véhicule comme la vitesse, la localisation GPS, le nombre de kilomètres parcourus, la consommation de carburant ou encore les émissions de CO2.

Elle offre également des informations sur le comportement du conducteur tel que l’itinéraire emprunté, le style de conduite (accélération ou freinage brusques).

Ces données peuvent ensuite être intégrées dans l’outil de gestion pour être exploitées par le responsable du parc.

La mise en place de la télématique embarquée au sein d’une flotte vise à en réduire le TCO. L’analyse des données offre des pistes d’amélioration au gestionnaire : véhicule ou énergie utilisée non adaptés à l’utilisation, modification des tournées, formation des conducteurs, etc.

Les véhicules électriques : la solution d’optimisation idéale ?

L’intégration de véhicules électriques dans une flotte d’entreprise présente de nombreux avantages pour réduire le TCO.

Crédit : frimufilms l Freepik

Outre les obligations légales de verdissement des parcs automobiles, nombre d’entreprises ou collectivités choisissent des moyens de transport plus propres pour réduire leurs frais de gestion sur le long terme.

Si l'acquisition d'une voiture ou d'un utilitaire zéro émission représente un investissement considérable, cette dépense est amortie grâce à un TCO plus avantageux qu'un modèle équivalent en thermique. 

Pour lutter contre le réchauffement climatique, les pouvoirs publics continuent à encourager l’acquisition de véhicules propres. Cette politique se traduit notamment par des aides à l’achat et une réduction des charges sociales et fiscales.

La mise en place de restrictions de circulation pour les véhicules les plus polluants sont un argument contribuant à l’essor de l’électrique.
Un accès aux ZFE est essentiel pour éviter des détours qui entraineraient une hausse de la consommation, donc du TCO.

De par leur conception, les véhicules électriques bénéficient d’un entretien simplifié comparé à leurs homologues thermiques. Entretien réduit rime avec économie, un avantage supplémentaire pour faire baisser le TCO de la flotte. 

L’optimisation du TCO de votre flotte s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Pour mener à bien cette mission, le gestionnaire doit s’appuyer sur des données précises et fiables afin d’assurer un suivi régulier de la rentabilité du parc.